Orðið kanban er japanska og merkir tafla, myndrænt spjald eða auglýsingaskilti. Kanban er einnig verkfæri til þess að stýra verkefnum með því að setja verkferla fram á myndrænan og skipulegan hátt. Ég mun fjalla um síðari merkinguna í þessum pistli.

Upphaf Kanban-tafla í verkefnastjórnun má rekja til Toyota bílaframleiðandans þar sem Taiichi Ohno leitaði leiða til að koma á skilvirkan hátt upplýsingum til starfsmanna um stöðu og framvindu verkefna innan fyrirtækisins. Markmið Ohno var að gera vinnuferlana sýnilega, ekki bara yfirmönnum heldur starfsmönnum öllum. Einungis þannig gætu allir starfsmenn tekið þátt í að efla starfið innan Toyota. Hér fyrir neðan má sjá mynd af dæmigerðri Kanban töflu.

Líkt og sjá má á myndinni er einfalt að setja upp Kanban töflu. Allt sem til þarf eru hlutir sem örugglega eru til í hvaða skóla sem er, þ.e. tafla og límmiðar. Aðalatriðið er að sjálfsögðu hugmyndafræðin sem liggur að baki, en bara með því að horfa eitt augnablik þessa mynd er augljóst hvernig notkun á kanban töflu auðveldar starfsmönnum að sjá stöðu og framvindu verkefna. Þaðð eitt er mikilvægur ávinningur. Svona er Kanban vinnukerfinu lýst á vef Hugsmiðjunnar.

Lykilatriði í Kanban

Hugmyndafræði Kanban tengist mjög straumlínustjórnun (e. lean management) og hefur notið aukinna vinsælda t.a.m. innan hugbúnaðarfyrirtækja hér á landi. Ekkert er þó til fyrirstöðu að innleiða Kanban aðferðir í skólakerfinu og reyndar tel ég fulla þörf á öflugum verkfærum til verkefnastjórnunar í skólastarfi.

Vinnulag sem byggir á Kanban hugmyndafræðinni þarf ekki að vera svo ósvipað því sem þegar er til staðar innan stofnunarinnar. Hér á eftir fara nokkrir lykilþættir sem vert er að hafa í huga:

Myndgerving verkferla

Með því að myndgera verkferlana í fyrirtækinu (eða skólanum) er mögulegt að öðlast betri skilning á þeim, sem er nauðsynleg forsenda þegar taka skal ákvarðanir við verkefnastjórn. Það er nefnilega erfitt að koma á breytingum á verklagi þegar núverandi skipan hluta er ekki öllum ljós.

Takmörkun á fjölda verkþátta í vinnslu

Með því að takmarka fjölda einstakra verkþátta eða verkefna sem eru í vinnslu á hverjum tíma verður auðveldara að beina athyglinni að einstaka verkþáttum og vinna þá vel. Fjöldi verkþátta sem unnið er að á hverjum tíma verður að vera í samræmi við getu fyrirtækisins/skólans til að takast á við verkefnin. Það er alltaf nóg að gera en hlutirnir vinnast hvorki hraðar né betur þegar reynt er að gera of mikið á of stuttum tíma með of fáum starfsmönnum.

Stjórn á verkflæðinu

Kanban tafla auðveldar stjórnendum að hafa heildarsýn yfir stór verkefni og smá, en skerpir um leið sýnina á smærri þætti einstakra verkefna. Með því að fylgjast vel með verkferlunum og flæði verkþátta eins og þeir birtast á töflunni er betur hægt að koma auga á flöskuhálsa eða takmarkandi þætti. Þessi yfirsýn eykur möguleika stjórnenda að stýra flæðinu og vinna markvisst að úrbótum.

Aukin samvinna og samfelldari þróun

Kanban aðferðafræðin hvetur gjarnan til samfelldra, smávægilegra breytinga sem eiga það til að standast tímans tönn. Eitt skref í einu. Staðreyndin er sú að þegar starfsmenn og stjórnendur hafa yfirlit yfir verkefnin í heild sinni og jafnframt skarpari sýn á einstaka verkþætti er líklegra en ella að hópurinn öðlist sameiginlegan sýn á viðfangsefnið. Sameiginleg sýn eykur svo líkurnar á hugmyndum frá einstaklingum sem falla að heildarhugsuninni og eru þá líklegri til að hljóta samþykki og verða framkvæmdar. Hversu oft ætli verkefni hafi strandað á ólíkum sjónarhóli stjórnenda og starfsmanna?

Innleiðing á Kanban hugmyndafræðinni og meðfylgjandi verkfærum í skólastarf er spennandi hugmynd sem ég hvet skólastjórnendur og kennara að íhuga vel. Það væri áhugavert að koma á vettvangi eða samstarfi áhugasamra aðila á þessu sviði. Einnig væri fróðlegt að vita hvort einhverjir skólar nýti sér nú þegar þessa aðferðafræði og þá hvernig. Látið í ykkur heyra.

Höfundur myndar: Orcmid